Исполнитель должен получать однозначные сигналы, что ему делать.

Например, в CRM (система, в которой хранятся все ваши клиенты и потенциальные клиенты) у менеджера, занимающегося «холодным прозвоном» должны быть перед глазами колонки «прозвонить» и «прозвонено». В первой колонке только контакты, которым нужно позвонить. Во второй — которым позвонил. Чтобы перетащить из первой во вторую, надо заполнить статус: «Послали», «Заинтересован» и т. п.

Если у продавца перед глазами общий список, из которого надо выбирать, кому звонить, кому — не звонить, еще пять колонок, в которые можно перенести, но нужно — только в одну, и она еще толком не подписана — процесс будет сбоить.

Другой пример. Доска в таск-трекере. У разработчика должна быть колонка, в которой лежат карточки, готовые к работе. 100% однозначный сигнал:

— Есть карточка в колонке? — Берешь в работу верхнюю карточку.

А затем:

— Закончил работу? — Перетаскивай в «тестирование».

Аналогично для других ролей: аналитик, тестировщик и т. д.
Это применимо к доскам, дашбордам и любым другим формам представления очередей задач.

Кому-то это может показаться очевидным, но я часто вижу доски, на которых сам черт ногу сломит. Чтобы понять, какой задачей заниматься, в какой статус перетаскивать выполненную задачу и прочие базовые действия, приходится решать ребус.

Проверьте прямо завтра, что каждая роль в процессе у вас однозначно понимает, какие задачи ей брать на каждом шаге.

Это — один из самых полезных инструментов, который менеджер может взять на вооружение. Как его применять?

Например, к вам прибегает сотрудник, говорит, что другой сотрудник — нехороший человек. Что с этим можно сделать? Ничего. Поэтому вы задаете вопрос:
— В чем это выражается?
— С ним невозможно договариваться.
— В чем это выражается?
— Он не соблюдает сроки по задачам, которые я ему ставлю.

Обратите внимание, как быстро мы пришли к конкретике, на основе которой можно принимать какие-то решения.

Другой пример. Вы внедряете в компании новые корпоративные ценности и говорите: наша ценность — Результатоориентированность.

Что с этим делать? Как лояльный сотрудник, который хочет соответствовать ценностям компании, поймет, что он им соответствует?

Поэтому надо ему дать ответ на вопрос: «В чем это выражается?»

Наша главная ценность — результатоориентированность. Это выражается в том, что мы:

• Работаем по ОКР. Планируем ключевые результаты каждый квартал, каждую неделю оцениваем, насколько мы приблизились к результатам, смотрим на метрики каждый день, потому что они висят на телевизоре в опенспейсе.

• Берем на себя ответственность. Если твоя фамилия стоит напротив задачи, ты и только ты отвечаешь за то, чтобы дать по ней результат требуемого качества в требуемый срок, для этого уточнить требования, запросить необходимые ресурсы и т. д. Не работают отмазки «мне не сказали срок», «мне не хватило информации» и т. п.

• Не контролируем процесс. Руководитель не спрашивает тебя, сколько времени ты проработал в день и из какой страны, не контролирует, сколько бумажек ты переложил из одной стопки в другую. Важны только результаты в твоей зоне ответственности. В срок и требуемого качества.

Гораздо конкретнее, правда?

«В чем это выражается?» надо задавать, пока вы не получите ответ, не допускающий (разумных) сомнений/альтернативных трактовок. В идеале — чтобы перед глазами рисовалась картинка. «Я результатоориентированный» допускает миллион трактовок. «Я отвечаю за результат по задаче и должен сам прийти, если мне что-то непонятно или не получается» — гораздо конкретнее.

Юристы и методологи в зале сейчас могут найти десяток способов, как докопаться до слов вроде «результаты в твоей зоне ответственности». Кстати, именно поэтому юридические документы часто страдают такой лютой избыточностью: чтобы закрыть все лазейки даже в случае злонамеренной трактовки.

Я специально написал «разумных сомнений»: все-таки в команде мы рассчитываем на добрую волю, и если человек «докапывается до слов», это скорее всего саботаж или закос под дурачка, на который нужно реагировать соответственно.

Соискателям на позицию администратора проекта/проектного офиса я обычно задаю на собеседовании такой вопрос:

«20 человек должны подготовить по пакету из 5 документов. Ваша задача — организовать эту работу. Как вы это сделаете?»

Пока вы думаете над ответом (опытные РП и давние читатели моего блога уже догадались), пара слов, почему я даю именно этот кейс.

• Это супер-типовая ситуация. Возникает сплошь и рядом.
• Кейс очень характерен: у администратора практически нет возможности лично давить на ответственных в силу своей исполнительской позиции. Если эти 20 человек, которые готовят документы, большие дяди и тёти, девочке-администратору будет сложно поставить свое слово против их.
• Есть энергичные люди, которые способны такую задачу затащить чисто на ответственности и на энтузиазме, но это не технологично: не делегируемо, время- и мыслеёмко. На позицию администратора нужны более процедурные люди.

Примерно 3 из 5 описывают, как они работали бы «дятлом»: напоминали людям, уговаривали, затем эскалировали. Это как раз те, кто работает в режиме трудового подвига и довольно быстро выгорает на позиции администратора проектов, потому что их все систематически посылают.

Ответ, которого я жду, это:

«Я разработаю табличку, в которой строками будут ответственные, а столбцами — документы. На пересечении — статус готовности (светофорчик). И буду эту табличку раз в период рассылать ответственным, если нужно — в копии их руководителей».

Почему это правильный ответ?

1. Табличка позволяет на одном листе максимально наглядно отразить фактическое положение дел. Это важно! Не администратор бегает ябедничать, а факты говорят сами за себя. А мы просто поддерживаем прозрачность процесса.

2. Табличка экономит мыслетопливо: вы посмотрели, и сразу видно красненькое. Исполнителям не хочется видеть напротив своей фамилии красненькое. Также и руководителям не приходится читать простыню текста, чтобы понять, где надо применить административное воздействие.

3. По табличке (или многим табличкам) можно быстро сделать статистику. Например, показать ситуацию с разработкой документов в динамике.

4. Табличку можно отфильтровать по тому или иному полю, чтобы посмотреть отстающих или сотрудников только своего подразделения. Это критично, когда вы менеджерите такой процесс.

Сколько творческих идей я когда-то откладывал, дожидаясь вдохновения. Когда-то я думал, что работа, например, писателя — это сидеть, покусывая гусиное перо и глядя в потолок, или путешествовать, набираясь впечатлений и ожидая вдохновения.

А потом я поинтересовался, как это на самом деле происходит.

Если почитать описание рабочего процесса успешных писателей, художников и иных творческих деятелей, большинство из них творили по строгому графику. Часто это что-то вроде: «Подъем в 4.30 утра, зарядка, пять часов работы, завтрак с семьей, работа с книгами, прогулка...»

Тогда я понял, что профессионал — это тот, кто умеет выдавать результат требуемого качества в согласованные сроки. С точки зрения самоорганизации, это означает, что профессионал умеет:

• Настроиться на работу, когда нужно работать
• Нагенерить идеи в требуемом количестве
• Поддерживать свою работоспособность в процессе
• Делать это регулярно, каждый (рабочий) день

И это не считая собственно «секретов мастерства» — как сделать интересный сюжет, смешать палитру цветов или запланировать проект.

И пока дилетант ждет вдохновения, профессионал уже сдает свой продукт заказчику.

Если кто-то сейчас расстроился, прочитав это, — напрасно. На самом деле, это хорошие новости.
Вдохновение похоже на волшебную фею: что-то нечеткое и иллюзорное, прилетает непредсказуемо по своему усмотрению.
Профессионализм — гораздо более предсказуемая и понятная вещь, находящаяся полностью в ваших руках.

У меня был руководитель, который много дал мне в плане дисциплины, настойчивости и организации работы, но кое в чем послужил и антипримером.

В частности, он выстраивал какую-то нарочитую дистанцию со мной и другими членами нашей маленькой команды. Например, за пару лет плотного сотрудничества мы только один раз пошли с ним и командой в ресторан, хотя я много раз пытался организовать что-то в таком роде. Меня это сильно демотивировало, и было одним из факторов, послуживших охлаждению наших отношений.

Возможно, его вдохновлял пример одного не безызвестного бизнес-тренера, который на своих тренингах рекомендовал поддерживать дистанцию, «чтобы они не садились на шею», а также чтобы можно было награждать сотрудников за хорошее поведение обедами с собой. Интересно, что я неплохо знаю, как к этому тренеру относятся его сотрудники. Там далеко до обожания.

Мне повезло, что буквально следом за тем руководителем я попал к другому шефу, который практиковал другой подход к дистанции. Например, в воскресенье вы паритесь в бане, перекусывая рыбкой горячего копчения, а в понедельник на планерке ты получаешь от него разнос за факап по своему направлению. Ни у кого не возникало и мысли сесть ему на шею. При этом я до сих пор поддерживаю с ним дружеские отношения.

И тогда я понял, что можно выстроить границы руководитель-подчиненный не «залезая на пьедестал» и «бронзовея». Отличные дружеские человеческие отношения не мешают блюсти четкую субординацию в рабочей обстановке.

Важно, во-первых, четко разделить рабочее и личное. Общаемся по задачам — рабочее. Паримся в бане — личное.

Во-вторых, в рабочих ситуациях вести себя строго как руководитель, в личных — как к тому располагают ваши отношения.

В-третьих, быстро и недвусмысленно реагировать на нарушения границ, пока они маленькие. Это важно: если сотрудник уже «сел вам на шею» (оспаривает ваш авторитет, панибратствует и пр.) — скорее всего, вы пропустили уже множество маленьких нарушений, дав тем самым понять, что с вами это прокатывает.

Я ставил ему довольно жесткие сроки по задачам (вообще проект был жесткий), а он приносил мне хрень в качестве результатов, оправдывая это тем, что в этот срок невозможно сделать задачу качественно. Тогда я привел ему один пример, который меня очень впечатлил в свое время.

На сайте Студии Лебедева был раздел «Бизнес-линч», из которого я почерпнул массу пользы. Там арт-директора студии разбирали (в основном — жестко разносили) материалы, которые им присылали. Благодаря их комментариям я начал гораздо лучше разбираться в визуальной эстетике. И вот однажды им прислали классный 3D рендер какой-то комнаты с вопросом: «Может ли автор этого рендера претендовать на работу в Студии?».

И Лебедев отвечает в том духе, что зависит от того, как быстро автор этот рендер сделал. Если за пару часов — то может. А за три дня любой мало-мальски владеющий 3D моделированием сможет.

Меня тогда сильно впечатлила эта мысль: профессионал — это тот, кто делает быстро и качественно.

Когда я рассказывал об этом своему сотруднику, я добавил, что, по закону проектного треугольника («сроки, бюджет, качество») неизбежно растет и стоимость такого профессионала на рынке.

Это помогло нам перевести обсуждение сроков и качества в более конструктивное русло.

Недавно в одном сообществе, где много прогрессивно-мыслящих людей, которые топят за саморазвитие и продуктивность, прочитал пост одного из членов, в котором он призывает народ в свою группу по самоорганизации и взаимной поддержке. Цель группы — больше фигачить. Среди прочего, в объявлении встречаются такие фразы:

«Хочу чтобы было сложно, жестко. <...> Кажется, что это хороший способ раскрыть свой потенциал и добиться действительно чего-то выдающегося. Мне уже 25, а миллиардером я хотел стать ещё 4 года назад — понимаю что если все так и продолжится, то есть вариант перед смертью жалеть о своих слабостях и малодушности и умереть ничего значимого не сделав»

Похожие слова я слышал много раз, в том числе — от себя. К сожалению, я на опыте своем и своих клиентов убедился, что установка «я не достиг того, чего мог достичь к своему возрасту» — враг настоящей продуктивности. Вот сложно что-то хуже придумать. Эта установка заставляет:

1. Выжигать свой ресурс, пренебрегать восстановлением и важными, но несрочными делами;
2. Пренебрегать планомерной и дисциплинированной работой, которая дает главный результат в долгосрочной перспективе, вместо неё вписываться в «давай-давай, сейчас поднажмем», брать нереалистичные коммитменты;
3. Чувствовать себя несостоявшимся весь это скорбный путь.

Говорю ответственно, как трудоголик в ремиссии, а также по опыту моих клиентов в области самоменеджмента.

Добавлю: я не про то, чтобы чиллить с пивком, забивая на спортзал и работу. Я топлю за дисциплину, правильные привычки, психологию продуктивности и реализацию жизненного потенциала.

Я говорю об очень токсичной установке, которую стоит проработать, иначе она сильно повредит реальной стабильной и долгосрочной продуктивности и результатам.

Что помогает настоящей продуктивности:

1. Понимать, что «быстро — это медленно, но без перерыва»
2. Относиться к себе как строгий, но заботливый тренер. Этот тренер прекрасно знает, когда ты расслабил булки, а когда — хорошо поработал. Но он также знает, когда надо под жопу наподдать, а когда можно почиллить. И подбадривает тебя экологично и с заботой.
3. Понимать, что только скромная, методичная работа в долгосрок принесет тот результат, который позволит обернуться назад из своих 80-ти лет и сказать: «Хорошо пожил, все правильно сделал».

Недавно мне задал вопрос один менеджер продукта: «Вася, скажи, что мне делать с командой, если они не верят в цели по развитию продукта, которые я ставлю?»

Это интересный вопрос. Давайте разберем его.

Насильно мил не будешь

Большой соблазн сказать: «Так, а ну ка быстро все поверили». Я встречал генерального директора, который на полном серьезе считал, что если заставить менеджерский состав прокричать вместе кричалку и похлопать в ладоши, у них «усилится корпоративная культура», мотивация возрастет и т. п. Злился и считал нелояльными сотрудников, которые испытывали кринж в этой ситуации (это были примерно все). Он не понимал, что вера — внутреннее состояние человека, которое не получится вытащить силой или выбить палкой (оруэлловский сценарий не рассматриваем).

Безусловно, в бизнесе есть системы, которые работают и на принуждении. Например контроль поручений: поручение попало в систему, значит оно либо будет сделано, либо снято по процедуре, либо за его невыполнением последуют оргвыводы.
Но на одном принуждении сложно выехать: система получается дорогая и крайне громоздкая, см. государственные органы, армию, рабский труд.

Другие системы работают «на доброй воле». Например, бережливое производство. Важная часть его — непрерывное улучшение процесса путем множества небольших оптимизаций. Чтобы люди выдвигали идеи по совершенствованию процессов, они должны от души топить за улучшение процесса и качества продукта. В частности поэтому «добровольно-принудительные» формы сбора рацпредложений с нормативами по количеству идей вырождаются в профанацию, и поэтому же бережливое производство так сложно и долго внедряется.

В реальной бизнес-среде можно встретить и те, и другие системы, но в любом случае, компания выигрывает, если ее сотрудники работают на внутренней мотивации. И внутренняя мотивация не работает на «так, а ну ка быстро...»

Так как же «заставить команду поверить»?

Я задал менеджеру вопрос: «А сам ты веришь в цели?» Оказалось, что верит, и для этого у него есть конкретные аргументы: видение, понимание рынка. Где-то данных нет, тогда вера принимает форму конкретных гипотез, которые можно проверить.

Тогда я спросил, как часто он обсуждает это видение с командой? Как часто они вместе формулируют и обсуждают продуктовые гипотезы, которые надо проверить?

Оказалось, нечасто.

Тогда я предложил ему поделиться своим видением с командой, вовлечь их в обсуждение аргументации и формирование гипотез. Если у него достаточно оснований, чтобы верить в продукт — есть хороший шанс, что эти основания убедят и команду. Если с их стороны поступят обоснованные возражения — отлично: конструктивное обсуждение повысит качество решений, вовлечет людей.

Давние читатели моего блога узнают первый пункт «конфликтной стратегии»: «Все, что я предлагаю, я предлагаю для достижения цели». Цель — развитие продукта. Менеджер предлагает действия, которые к ней ведут. Если ему обоснуют, что есть более короткий путь — отлично, найден более короткий путь, вперед. Если нет —значит его путь наиболее убедительный, вперед.

Да, это может не сработать в атмосфере недоверия, если в команде нет опыта открытого диалога, или если вместо реальной открытости менеджер пытается таким образом манипулировать («ну мыжекоманда»). Но по моему опыту, если менеджер действует последовательно и открыто, это работает каждый раз.

P.S.: Да, конечно, есть лидеры, которые ведут за собой даже вопреки логическим аргументам. Но это обычно достигается за счет огромной харизмы, опыта побед и т. д., то есть, у веры людей есть другие внутренние основания, и никогда это не принуждение «поверить».

Когда я работал консультантом, мне несколько раз доводилось работать с заказчиком, который при любом удобном случае возил меня физиономией о неструганный стол. Максимум эмоционального давления: атака в прошлое, обвинения, угрозы и т. п. Доходило до того, что на встречи с ними я ходил, как на порку.

Когда я обсуждал с одним из этих заказчиков вопрос эмоционального давления на сотрудников, я услышал вопрос: «Ну а как еще добиться, чтобы человек сделал то, что ты от него требуешь?»

Добиваться дисциплины через давление — дорого

Грешным делом, я и сам поддавливал. Был у меня один бизнес-аналитик, назовем его Петя. Интеллигентный, безобидный, немного размазня. Постоянно у него все валилось из рук. Я наводил дисциплину на том проекте, а Петя никак не мог начать соблюдать элементарные правила. Например, постоянно забывал выслать заметки к релизу заказчику, или высылал кривые. За это Пете от меня доставалось, но без толку. Я уже собрался его увольнять: обсудил с руководством, и те начали искать Пете замену.

Тогда же я попал на воркшоп по обратной связи в коучинговом стиле. Нам рассказывали, как давать обратную связь так, чтобы снизить вероятность задеть или обидеть человека. Как выясняется, это довольно сложно: триггернуть могут самые обычные казалось бы вещи. Но наибольший эффект на меня оказали слова одного из участников:

«Я раньше тоже агрессивно разносил сотрудников. И это вроде бы работало: человек идет и делает то, что ты ему сказал. Но проходит полгода, и он кладет тебе на стол заявление на увольнение, а ты отправляешься искать ему замену. И оказывается, что стоит это очень дорого».

Для результатов полезнее быть дружелюбным и поддерживающим

И вправду: если взять например мои отношения с теми заказчиками, насколько их действия эффективны? Чего они добились? Если в начале проекта я двигался на энтузиазме и хотел принести максимум пользы, то дожимал только на силе воли, желая лишь подписать акты и никогда больше не работать с этим человеком.

Возможно, агрессивное принуждение и работает с низкоквалифицированными работниками (хотя есть разные мнения) или с зэками на лесоповале. Но с сотрудниками типа меня или моего бизнес-аналитика Пети это не нужно: мы сами себя накажем, если облажались. Да и лажают такие сотрудники обычно не со зла, а от непонимания/неумения.

После того мастер-класса я пообщался с Петей в по-другому. Я обсудил с ним, что я делаю в проекте и зачем, чего мне нужно от него, как это соотносится с его задачами и видением прекрасного. Вскоре Петя сам настроил себе шаблон для подготовки заметок к релизу, и больше ни разу не фачил эту задачку. А вскоре я смог полагаться на него и в других процессах. И когда руководство сказало, что освободился аналитик, и Петю можно увольнять, я ответил, что Петя — важнейший член моей команды, и я оцениваю его работу на 5 из 5.

Сломать старый паттерн поведения непросто

К сожалению, проще сказать «не мудохайте сотрудников», чем сделать это:

• Токсичная манера общения привычна.
• Альтернативные методы либо неизвестны, либо нет уверенности, что они сработают.
• Бывает сложно не давить на сотрудника, если он реально не вывозит: буквально не за что похвалить.
• Возможность макнуть другого человека не получая за это по морде тешит самолюбие. Не все имеют смелость в этом признаться даже себе, но это одна из основных причин.
• Некоторые руководители считают, что жизнь в целом не сахар, и не надо психологическую группу поддержки устраивать на работе. Пусть дескать будут более толстокожими.

Последний пункт мне кажется логичным, но возникает вопрос границы между «токсичный руководитель» и «строгий руководитель». Об этом поговорим отдельно.

Но начать стоит именно с того, чтобы задать себе вопрос: сколько мне стоит токсичное общение с сотрудниками?

Есть отличный способ увеличить «пропускную способность» руководителей проектов, заодно снизив угрозы для «непрерывности бизнеса». Расскажу на примере.

Я руководил пятью крупными тесно связанными проектами. Когда все они только запускались, я своевременно забил тревогу: дескать, сейчас все перейдет в стадию реализации, и меня погребет под задачами, что-то неизбежно пойдет не так. Выбил себе администратора проектов (до этого такая практика отсутствовала).

Взяли ответственную девочку из операционного отдела. Я ее обучил, постепенно настроил процессы управления и делегировал ей их поддержание: задачи по ведению проектной документации, подготовке и протоколированию совещаний, поддержание порядка в ИТ системе и т. п. Ей — отличный опыт и обучение, мне — возможность сфокусироваться на функциях, которые я не могу делегировать: планирование, переговоры, принятие решений.

В результате, компания увеличила «пропускную способность» одного синьор РП примерно вдвое за счет одной только девочки-администратора: без нее я бы не справился и с тремя такими проектами. При этом качество управления возросло, потому что у меня вечно не хватало сил и времени на качественное выполнение процедур проектного управления (каюсь).

Даже если оценить только эффект по ФОТ, то это дико выгодно. Синьор РП стоит примерно в 3-5 раз дороже администратора проектов.

Другой плюс в том, что когда я ушел из компании, проекты не встали: при поддержке администратора проектов они спокойно шли еще некоторое время, пока выходил новый руководитель, входил в курс дел и т. д. Разумеется, чтобы это стало возможно, я сначала настроил систему управления проектами, а перед этим разработал методологию и внедрил специализированную ИТ-систему.

К тому же, из администратора проектов обычно довольно быстро вырастает руководитель проектов, который хорошо знаком с компанией, и ее спецификой, знает всех сотрудников и процедуры. С рынка такого взять не реально.

В общем, отличное решение для больших проектов с большим количеством административных задач, типа организационных проектов (регуляторные, внедрение больших ИТ систем и т. п.). Ну или можно одного администратора шерить на много небольших проектов. Странно, что редко встречаю на практике.

Часто наоборот, менеджеры говорят, что «Ну вот, буду я еще административный персонал раздувать». В результате «забивают гвозди микроскопом», тратя ресурс дорогущих РП на административные задачи.