Перейдя в бизнес из научной среды, я первым делом заметил, что после науки тут сравнительно мало вещей, над которыми надо прям «скрипеть мозгами». Как говорил мой бывший шеф, физик по образованию: «Проектное управление — это не уравнения Максвелла». Большая часть концепций находится где-то в области здравого смысла, просто их очень много и есть нюансы, которые узнаешь только на опыте.

Но потом я понял еще одну важную мысль: вопрос не в том, простые или сложные менеджерские фишки ты знаешь. Вопрос в том, делаешь ты их, или нет. И вот здесь как раз лежит камень преткновения.

Чтобы не остаться на уровне добрых советов: «Нужно делать то, что нужно, а то, что не нужно — делать не нужно», — поделюсь конкретными приемами, как сделать так, чтобы важные вещи в вашей работе заняли достойное место. Сегодня — первый из серии материалов.

Дисклеймер: ни один из перечисленных способов не является серебряной пулей, но весь набор инструментов, который я перечислю, сильно повышает шансы на внедрение практически любых управленческих технологий.

Поставить повторяющееся совещание

Многие ненавидят совещания, и часто это оправдано. Но если совещание проходит в тонусе и посвящено очень конкретной цели, оно может отлично заряжать и помогать двигать исполнение нужных процессов.

Возьмем пример.

Работа с идеями и предложениями сотрудников по улучшению процессов. Даже если вы объявите сбор таких идей, с высокой долей вероятности эта работа будет отодвинута в сторону текучкой.

Как внедрить: можно поставить раз в период совещание, на котором разбирать поступившие идеи, а также смотреть статус реализации принятых в работу. Совещание в графике, и уже будет неудобно прийти на него неготовым.

Другой пример, более насущный.

Операционное планирование (1 — 2 недели). Да, конечно, каждый член команды должен вроде бы сам планировать свои результаты на оперативный горизонт. Но как часто бывает такое, что вас чем-то отвлекли, и вы решили, что «надо делать, хватит планировать»?

Как внедрить: Поставить совещание в понедельник или в среду, на которое «вынь да положь» план на две недели и апдейт по статусу. Тут уж хочешь не хочешь — а сядешь и спланируешь, иначе будет грустненько и стыдно.

Как это работает

Мы поставили совещание в календарь, и тем самым сформировали обязательство участников друг перед другом. Это выделенное время, когда мы посмотрим на наш предмет управления и поймем, например: «Ага, никто нихрена не сделал, надо что-то с этим делать». И что-то сделаем.

Конечно, чтобы совещания были четкими, надо их научиться проводить: правильно готовиться, смотреть на них качественную отчетность и т. д. Но это отдельная история, об этом еще буду писать.

Естественно, можно забить и на совещание. Но забронированное в календаре время — это очень простая и наглядная штука, за которую вы можете топить как менеджер, и шансы сильно повышаются по сравнению с абстрактным «мы работаем с предложениями сотрудников». Это еще раз к разговору о конкретике как факторе «сделывания».

Я вот например даже встречи от управляющих партнеров отклонял, если у меня в это время проходила планерка с командой.

Если у вас нет времени на это совещание — задумайтесь, может быть, у вас нет времени на эту работу в принципе? Тогда стоит ли это внедрять?

Делюсь отличным видео от Людвига Быстроновского, как соблюдать дедлайны в работе с дизайнерами (от себя добавлю: и не только!) за счет:

1. Систематической, ритмичной работы и
2. Сдвига фокуса и эмоциональной переоценки с «ДЕДЛАЙНА!!!111!» на обычное регулярное мероприятие: показ промежуточных результатов.

Обратите внимание, как он говорит о внедрении такого подхода к работе. Это тоже ценно, и не только с дизайнерами.

Если что, Людвиг был арт-директором в Студии Лебедева много лет, очень мудрый и крутой мужик, давно за ним слежу.

Кстати, замечу, что проектное управление оно, по большому счету, и в Африке проектное управление. Принципы очень похожие: везде надо планировать, контролировать исполнение, реагировать на отклонения. Но есть нюансы.

Вот например в стройке — большой акцент на календарно-сетевом планировании и контрольных мероприятиях, иначе у тебя все разъедется по срокам, бюджету и качеству.

А вот в дизайне сложно заставить людей вести даже Трелло (который, строго говоря, даже для проектного управления-то не очень подходит). Как в этих условиях выстроить продуктивную системную работу?

Я всегда с большим профессиональным любопытством изучаю опыт из таких смежных с моей сфер: стройка, дизайн, волонтерские проекты. Недавно коснулся мира ивент-менеджмента… очень расширяет горизонты.

И все же, при всей специфике дизайнеров как творческих личностей, нахожу много общего в совете Людвига с настройкой цикла регулярных управленческих совещаний, о котором я писал (и еще буду писать).

Кстати, вот канал Людвига.

Когда вы хотите, чтобы какое-то действие регулярно выполнялось, но есть шансы о нем забыть, его надо сформулировать в формате очень четкого и конкретного алгоритма. Как будто вы себя программируете. Это кратно повысит шансы на исполнение.

Сравните:

❌ «Я регулярно подтягиваюсь» — что конкретно делать? Непонятно.
✅ «Я вышел из туалета — хватаюсь за турник и подтягиваюсь до отказа» — предельно конкретно и понятно (реальное правило, благодаря которому я в свое время дошел до 17 подтягиваний).

❌ «Я тренирую силу воли»
✅ «Встал с кровати — делаю планку до отказа»

❌ «Я разговариваю с коллегами уважительно»
✅ «Как только я чувствую <где и как вы чувствуете гнев, конкретное физическое ощущение> — я делаю паузу 10 секунд и задаю вопрос, начинающийся с “Правильно ли я понимаю, что…”»

В последнем примере очень полезно сначала натренировать осознанность, умение распознавать в теле физические проявления эмоций. Отдельная история, когда-нибудь напишу.

Завязка на конкретный триггер и однозначность действия кратно повышает шансы на внедрение практики.

В менеджерской работе это тоже очень хорошо помогает.

Если вы хотите, чтобы ваша инструкция была выполнена, делайте ее как можно более простой и однозначной.

Сравните:

❌ «Пожалуйста, все работайте в системе»
✅ «В начале каждого рабочего дня первым делом заходишь по этой ссылке, нажимаешь на зеленую кнопку, заполняешь появившуюся форму»

❌ «Готовьтесь к совещаниям»
✅ «Перед каждым совещанием пройдитесь по этому (ссылка!) чек-листу из трех пунктов»

❌ «Пиши протоколы!»
✅ «Закончилась встреча — написал протокол, как будто галочку поставил» — на собственном опыте испытал, когда на первом консультантском месте работы меня шеф таким образом инструктировал.

Кстати, на коуч-группе по самоменеджменту, которую я собираю, мы будем максимально конкретно формулировать такие триггеры для ваших привычек и регулярных действий по достижению целей.

Еженедельные встречи группы, работа с вашим прогрессом по самоменеджменту в режиме принятия и поддержки (без этой марафонской «делай, или вылетаешь»), поддержка со стороны напарника между занятиями.

Если интересно поучаствовать и посвятить время настройке вашей работы по самоменеджменту — заполните формочку, я с вами свяжусь.

Много раз замечал, что иногда в начале рабочего дня я в тонусе и готов работать, а иногда — будто пыльный мешок на голове: тупняк, расфокус и прокрастинация, даже притом, что я высыпаюсь. Недавно заметил, что это чаще всего происходит, когда я с утреца полез кому-нибудь отвечать в тележке, оттуда полез в каналы, потом в ютубчик, из-за этого не успел закончить завтрак, поздно сел за работу и уже с квадратной головой.

Т. к. сейчас я фриланс-консультант, для меня особенно важно наладить продуктивность в ситуации, когда нет внешних дедлайнов. Делюсь инструментом, который уже несколько недель позволяет мне начинать рабочий день бодро и в тонусе.

Это «чек-лист пробуждения»

Я создал анкету на яндекс-формах, в которую внес все свои утренние занятия и время, которое я на них трачу. Типа: «Растяжка. 20 мин.», «Силовые упражнения. 15 мин.», «Занятия музычкой. 15 — 30 мин.» и т. п. Сделал из нее ярлык на первый экран телефона.

Чтобы не забыть о чек-листе, поставил напоминалку Due на 6:00 (когда я встаю).

Первым делом после пробуждения я открываю чек-лист и выполняю пункты один за другим по таймеру. Записываю, сколько минут заняло по факту.

Знаю, что для многих это отдает обсессивно-компульсивным расстройством, но поверьте: реально помогает довольно быстро внедрить сложную последовательность процедур. Думаю, через какое-то время я откажусь от чек-листа, когда сформируется надежная привычка.

Что еще полезно включить

Напомнить себе зачем это все. У меня перед пунктами идет примерно абзац текста, дескать, чел, вспомни, сколько раз ты жалел о том, что просрал утро. Можно это в виде вопроса добавить: «Напомни себе о целях», — правда с айфона долго писать, мне не нравится.

Дыхательные упражнения. Идет первым пунктом. Реально бодрит дыхательная гимнастика: 6 секунд вдох, 2 секунды выдох. Прям по эпл вотч видно, как ускоряется пульс.

Предусмотреть ветвление опросника. Для отдельных ситуаций, — когда вы легли позднее обычного, или рабочий день начинается раньше, — сделайте вариант чек-листа на минималках. В начале вопрос: «Стандартный вариант, или на минималках?», в зависимости от него разные варианты чек-листа.

Сбор причин, почему что пошло не так или требует доработки в чек-листе: «Залип-таки в ютуб, не смог оторваться», «Позвонили с работы на полчаса» и т. п.

Остальное — по вкусу: выпить стакан воды, написать благодарности, помедитировать, заняться йогой… все то, что вы давно хотели начать делать по утрам. Ну, не все сразу =)

Пара моментов по поводу внедрения

Цели. Если продуктивность не нужна вам для достижения каких-то сильно мотивирующих целей, вы вряд ли это внедрите. У меня такие цели есть, помогает эмоциональное целеполагание.

Не превращайте чек-лист в жертву. Расслабленное утро имеет свой прикол, не отбирайте его у себя совсем. Я вот решил, что после чек-листа и до работы могу заняться чем-то другим, не сильно расфокусирующим. Например, почитать книгу. Для меня утро по чек-листу — это «сначала сделать обязательную программу, потом — дополнительную». Также, за счет того, что день проходит в тонусе, я освобождаю вечер. Вечером занимаюсь музычкой, гуляю, делаю еще какие-то классные штуки.

Техника продвинутая. Возможно, сначала надо прокачать «силу воли делания» и начать практиковать аскезу. Не помешает наладить режим, если еще не.

К слову сказать, я решил собрать коуч-группу по самоменеджменту. Идея такая:

1. Собираемся еженедельно, обсуждаем ваши цели, прорабатываем, что конкретно делать для их достижения, какие привычки внедрить.
2. Подбираем техники внедрения привычек, которые подойдут лично вам.
3. Ну и внедряем на протяжении нескольких месяцев при поддержке группы.
   По моему опыту, работа вдвоем/в группе — лучший способ регулярно заниматься самоменеджментом.

Если вам интересно узнать побольше и потенциально — поучаствовать, заполните формочку, я с вами свяжусь. Сейчас концепция еще в процессе кристаллизации, нужна ваша обратная связь.

Мой первый опыт внедрения проектного управления в компании был провальным.

Я руководил проектным офисом — подразделением компании, отвечающим за разработку методологии проектного управления, формирование портфеля проектов, сбор отчетности по проектам и т. п. Я пытался заставить руководителей и кураторов проектов, не подчинявшихся мне напрямую, работать по новым правилам, например — проводить планерки по-новому, а они мне говорили: «Вася, ты будешь нам рассказывать, как планерки проводить? Мы и так отлично справляемся».

Тогда я выяснил (а потом убеждался не раз), что проектный офис в компании находится в довольно слабой позиции, и даже мандат от первого лица не бесконечен.

На основе того опыта я выработал подход к внедрению, который с тех пор применял много раз, и который полезен при внедрении многих организационных изменений. Сегодня поделюсь им с вами.

Проектный офис часто «лезет не в свое дело»

Часто я вижу, как представители проектного офиса лезут в проекты с «добрыми советами»: пытаются обучить, заставить правильно проводить планерки, управлять рисками и т. д.
Когда на неё нет запроса, эта работа проектного офиса воспринимается как то, что он лезет, куда не просят, и говорит: «Вы неправильно живете» — проект неправильно оформили, не по процедуре, и т. д. Это как минимум раздражает, даже если правда.

И если потом функциональные руководители приходят к биг боссам жаловаться на проектный офис, их административный вес обычно будет больше, даже если проектный офис прав. Потому что за каждым из функциональных руководителей стоит какая-то часть бизнеса, дающая очень конкретный и обычно измеримый вклад в общее дело. А проектный офис «координирует остальных участников», «задает правила игры»... а как конкретно помогает зарабатывать — очень сложно посчитать.

Поэтому часто проектный офис скатывается в роль секретаря принеси-подай, бегает с жалобными глазами за руководителями, которые от него отмахиваются.

Надо четко очертить границы проекта и не лезть в них

Мой инсайт заключался в том, чтобы представить себе проекты в качестве «черного ящика»: не важно, что происходит у него внутри, как именно руководитель проектов руководит. Но мне важны входы и выходы черного ящика. Моя линия аргументации примерно такая:

1. Компания инвестирует в проект определенные ресурсы. В обмен ожидает получить результат должного качества в согласованные сроки и бюджеты.

2. Для этого надо согласовать требования к результату, согласовать сроки и бюджеты. Это удобнее всего сделать с помощью паспорта проекта, реестра результатов с требованиями, графика контрольных точек (не принимайте за универсальный рецепт). Требования к этому оформлению вот такие (и я могу их обосновать).

3. Проекту нужны коммуникации с руководством и промежуточный контроль — все это понимают, все взрослые люди. Поэтому раз в период вы будете предоставлять отчетность вот по этой форме. Она единая для всех проектов, руководству удобно ее смотреть, вам ее удобно предоставлять.

4. Внутри этих границ вы вольны руководить проектами как бог на душу положит: вы — профессионалы, мы вам доверяем. Не хотите проводить планерки — ваше дело.

Чего я этим добиваюсь?

Во-первых, это очень справедливые требования, понятно, зачем они (обратите внимание, они полностью согласуются с конфликтной стратегией). Они не вызывают отторжения, легко добиться их соблюдения.

Во-вторых, этих требований минимально достаточно, чтобы четко очертить границы проекта и насколько возможно устранить основные неясности: что будем делать, кто должен делать, в какие сроки и т. п.

В-третьих, этих требований достаточно, чтобы контролировать ход проекта «снаружи» через отчетность по контрольным точкам.

Учить разумному, доброму, вечному можно только при наличии запроса

Благодаря тому, что границы проекта очень четко очерчены и выстроен качественный промежуточный контроль, любое нарушение быстро становится заметно.

Например, не выполняется в срок контрольная точка из плана:
«2022-09-13 — Сдан в ОПЭ модуль „Бюджетирование“»
Мы можем 13 сентября сходить в бухгалтерию, и посмотреть своими глазами, сдан модуль в эксплуатацию или нет. И вот уже у нас есть неоспоримый факт: не соблюдена контрольная точка, и разговор проектного офиса становится гораздо конкретнее, и от него так не отмахнешься.
— Не выполнили контрольную точку? Вы должны инициировать процедуру переноса сроков, эскалации и т. д.
— Систематически не выполняются контрольные точки? Вот вам рейтинг руководителей или КПЭ, вы в нем в красной зоне. И вот уже руководителю проектов сложно сказать «я таких проектов сделал сотни, не надо меня учить». Глядишь, он и сам приходит на вебинар по управлению сроками, рисками и т. д.

Конечно, это не единственное условие, чтобы проектный офис не посылали: надо уметь приносить ощутимую пользу как минимум руководству. Но из характерной для проектного офиса позиции «сбоку» это наиболее безопасный и надежный способ организовывать работу проектам: четкие границы и работа с фактами.

К сожалению, я неоднократно сталкивался с тем, что проектный офис наступает на те же грабли, что и я когда-то: начинает с того, что пытается учить руководителей проектов, «сеять разумное, доброе, вечное» среди них, хочет «принести пользу руководителям, а не только заставить их заполнять бумажки»... и каждый раз это заканчивается абсолютно одинаково. Разумное, доброе, вечное не всходит, польза оказывается не востребована, очередная попытка внедрения проектного управления буксует.

Однажды я получил от руководителя обратную связь: «Вася, ты ужасно э-ээ-каешь. Это сильно мешает воспринимать вещи, которые ты говоришь, даже если они очень умные и правильные». Поскольку я привык считать, что мои навыки публичных выступлений достаточно неплохие, мне было довольно неприятно это услышать и, естественно, я захотел избавиться от своего речевого дефекта.

Но как это сделать, если ээ-э-канье происходит на автомате? Можно, конечно, просить близких и друзей говорить мне каждый раз, когда я использую это слово, но это очень быстро превратится в источник конфликтов. Например, рассказываешь увлекательную эмоциональную историю, а тебя третий раз прерывают. Тут даже если сам просил себя перебивать, вспылишь. Проверено.

Выход один: надо учиться самому замечать за собой э-ээ-канье. Сегодня расскажу, как у меня это получилось.

На самом деле, это касается не только слов-паразитов, а примерно любого поведенческого изменения, которого вы хотите добиться:

• Чтобы меньше залипать в соцсетях надо для начала замечать, что вы полезли в соцсеть.
• Чтобы меньше прокрастинировать, надо поймать себя на прокрастинации.
• Чтобы не проявлять агрессию к своим близким, не хвастаться, не занудствовать (назовите свой любимый порок в общении) надо вовремя замечать, что вы это начали делать или входите в состояние, в котором начнете это делать (например, начинаете злиться).

Для этого нужен навык осознанности.

Осознанность — древняя практика, которая получила научное обоснование

Практика осознанности — одна из основных концепций в буддизме: это способность безоценочно и отстраненно замечать свои внутренние состояния. Благодаря ей можно избавиться от ложного отождествления себя со своими желаниями и, как следствие, от постоянной неудовлетворенности (часто переводимой как «страдания»).

Как часто в последние годы случается с древними практиками, она получила серьезное научное обоснование. Выяснилось, что за навыки осознанности отвечают очень конкретные нейронные проводящие пути и зоны мозга, а тренировка осознанности приносит массу пользы:

• Улучшает саморегуляцию, фокус и концентрацию
• Повышает качество обучения
• Снижает шансы на повторную депрессию на 75%
• Снижает тревожность, стресс и, соответственно, устраняет долгосрочные последствия стресса, типа хронического воспаления и связанных тяжелых заболеваний.
• Даже способствует более быстрому выздоровлению от кожных болезней.

Осознанность — это особое состояние мозга, противоположное «внутреннему диалогу»

Чтобы лучше разобраться в том, в чем выражается осознанность, рассмотрим противоположное состояние на примере.

Представьте себе, что вы слушаете отличную музыку или сидите в ресторане. В какой-то момент вы вдруг вспоминаете один разговор на работе и погружаетесь в размышления. Через некоторое время вы понимаете, что последние N минут вообще не слышали музыку, не замечали вкус еды, потому что после мыслей о работе вы вспомнили, что скоро отпуск, затем про ремонт и т. д...

Другой пример. Состояние глубокой задумчивости, когда вы погружаетесь в мысли настолько, что на автомате делаете какие-то странные вещи. У меня однажды было такое, что я вылил свежезаваренный кофе в раковину, забыв подставить чашку под ситечко для кофейной гущи.

Состояние внутреннего диалога — когда мозг «пережевывает» мысли и впечатления дня, думает о прошлом и о будущем — это проявление активности так называемой «сети работы мозга по умолчанию» (default mode network). Эта сеть выполняет свои полезные функции, однако постоянно находиться в этом режиме не полезно: вы действуете на автомате, а «пережевывание» мыслей имеет тенденцию к фиксации на негативных переживаниях. Не случайно «сеть по умолчанию» особенно активна у больных депрессией.

Также исследователи обнаружили важный момент: когда активна сеть «по умолчанию», притупляются сенсорные каналы восприятия. Это мы и видели в примерах.

Важно, что это работает и в другую сторону: фокус на сенсорных каналах восприятия позволяет выйти из режима внутреннего диалога.

Медитация — лучший способ развивать навык осознанности

Масса исследований показывает, что медитация приводит к снижению активации «сети по умолчанию» и росту количества серого вещества в соответствующих зонах мозга. Есть разные формы медитации, но все они способствуют развитию навыка осознанности. Медитация обычно начинается как раз с того, что вы обращаетесь к своим ощущениям: как чувствует себя тело, как ощущается ваше дыхание и т. п.

Проще всего начать практиковать медитацию с помощью приложения для медитации. Лучшие это:

• Headspace. Более практичное, есть масса медитаций для обычных жизненных ситуаций
• Waking Up. Более философское, и есть медитации для очень опытных практиков.

Оба по-английски.

Можно найти записанную практику медитации (guided meditation) на ютубе. К сожалению, на русском языке в ютубе большая часть медитаций либо начитываются голосом диктора с провинциального телеканала из начала девяностых, либо сочатся такой «духовностью», что я чувствую запах ароматических палочек и слышу шелест карт таро. Вот один из немногих роликов, который у меня не вызвал стойкого отторжения.

У меня в опросе отметилась пара к.м.с. по осознанности, поделитесь в комментариях к этому посту в Тележке вашими любимыми русскоязычными практиками, если не затруднит.

О пользе медитации в последнее время говорится все больше, но с ней есть одна проблема: ей, как и зарядкой, мало кто занимается. К счастью, если вы пока не готовы регулярно практиковать медитацию, есть более простой способ начать работать над своими навыками осознанности и получать положительный эффект.

Но можно практиковать осознанность и более простыми способами

Одно из основных препятствий к практике осознанности в том, что мы просто забываем ее включать. Во время традиционной буддийской медитации время от времени раздается звон колокола, который напоминает медитирующим вернуться из мыслей в настоящий момент.

В повседневности роль такого колокола может выполнять программа на телефоне. Я много лет пользуюсь «случайной напоминалкой» — приложением, которое в случайные интервалы времени напоминает мне об осознанности. Например:

• «Сделай глубокий осознанный вдох и осознанный выдох»
• «Обрати внимание, как двигается твой живот при дыхании»

В последнее время пользуюсь приложением «Chill» (есть для Андроида тоже).

Другие виды практики осознанности, которые можно применять каждый день для развития этого навыка:

• Осознанная трапеза. Время от времени попробуйте пообедать без чтения, ютуба/сериальчика. Максимум внимания ощущениям от пищи.
• Осознанные эмоции. Задавайте почаще себе вопрос: «Какие эмоции я сейчас испытываю? Где они отражаются в теле?»
• Осознанный спорт. Вообще говоря, это все профессионалы говорят, но я прочувствовал, походив на йогу: прислушиваться к своему телу, делать упражнения с максимальным вниманием к технике и тому, как ваше тело на них отзывается.

— Открывать дверь только левой рукой — тоже способ практиковать осознанность.

Принцип понятен: переключаем внимание с внутреннего диалога на сенсорные каналы восприятия (звук, визуальный, тактильный/вкусовой каналы). Это кстати именно то, что называют довольно абстрактной фразой «быть здесь и сейчас» или «наслаждаться моментом».

Возвращаясь к обратной связи по поводу э-ээ-кания, которую я получил от руководителя. Благодаря тому, что я уже к этому моменту несколько лет практиковал осознанность (в основном, напоминалка и «открывание двери левой рукой»), мне потребовалась примерно пара недель, чтобы справиться с этой проблемой. Тем не менее, на всякий случай я до сих пор переслушиваю все свои голосовые сообщения в Телеграме для самопроверки.

Важно: поведенческие изменения начинаются с осознанности, но одной осознанности мало.

Надо еще продумывать альтернативные привычки, выстраивать свое окружение, чтобы оно вас не провоцировало на поведение, от которого вы избавляетесь, или, напротив, провоцировало на то, которое вы внедряете.

Это именно та работа, которой мы будем заниматься на коуч-группе по самоменеджменту, которую я собираю. Начнем с ваших целей, проанализируем, что нужно делать каждый день, чтобы к ним прийти, спланируем внедрение привычек, чтобы начать это реально делать.

Сейчас у меня осталась еще пара мест в одну из групп. Если вы чувствуете, что не хватает системной работы в теме самоменеджмента — отличная возможность заняться этим системно.

По ссылке можно почитать подробнее про коуч-группу и оставить заявку. После этого я с вами свяжусь, чтобы лучше понять ваши цели и в какую группу вас определить.

Единственный способ начать что-то делать лучше — учиться на ошибках. Вроде бы все это понимают, но почему-то я очень редко вижу в компаниях, например, систематические кайдзен-сессии (улучшения процесса путем небольших усовершенствований) или реально работающую базу знаний. Также редко встречаю, когда человек анализирует с карандашиком или в Миро свои проблемные ситуации и придумывает решения с планом внедрения.

В итоге компании тонут в неэффективных процессах, сотрудники демотивируются и погружаются в болото. Потом компания затевает большие трансформационные проекты, в которых тонет на месяцы, а то и годы.

Проблема в том, что знать и делать — разные вещи

Мне кажется, — и мой опыт показывает, — что, учитывая банальность мысли про непрерывные улучшения, дело не в том, что люди это не понимают, а в том, что это:

1. Сложно превратить в процесс и поддерживать.
2. В борьбе текучки (например, продажи сегодня) и долгосрочных задач побеждает текучка.

Планирую в серии постов поделиться опытом, как внедрить в практику работу по непрерывному улучшению, да и другие важные несрочные дела.

Я нахожу много общего между задачами по самоменеджменту и менеджменту, поэтому буду говорить поочередно про оба этих аспекта. Сегодня начну с личного уровня, потому что это все-таки основа. Как говорил Питер Друкер: «Менеджмент передается в основном на примерах, поэтому если руководитель сам не эффективен, он не будет хорошим руководителем».

Цикл непрерывных улучшений  — это система «ниппель»

Общий принцип цикла непрерывных улучшений — в том, чтобы проанализировать ошибки/неэффективности/ограничения, и принять меры, чтобы их устранить сегодня и в будущем. Предложу свою авторскую интерпретацию классического цикла (не претендую на уровень Деминга или Голдратта, прошу отнестись снисходительно):

—> Факап —> Анализ —> Внедрение —> Нормалёк —>

Рассмотрим на примере.

Я сейчас работаю сам на себя как фриланс консультант. Как у многих фрилансеров, у меня возникали сложности с продуктивностью в ситуации, когда у меня нет внешних дедлайнов. Я выявляю проблему:

1. Проблема. Я мало фигачу. Таким образом я не заработаю себе на домик в стиле эко-минимализма на берегу океана.
2. Анализ. Кажется, мешает, что у меня нет четкого режима дня, когда я работаю, когда — отдыхаю.
3. Внедрение. Вернулся к режиму, установил себе напоминалку о начале рабочего дня в календарь.
4. Результат. Несколько дней я садился вовремя, но в другие дни я не успевал закончить завтрак — новая проблема!

Анализирую, почему растянулся завтрак (смотрел увлекательный ютубчик за едой), решаю вместо ютубчика слушать аудиокнигу… короче, через две-три недельные итерации при помощи чек-листов, напоминалок и дыхательных упражнений выдерживаю необходимый уровень регулярности (расскажу про инструменты еще дополнительно).

Если мы систематически применяем этот цикл, то процесс неотвратимо улучшится. Система «ниппель»: работает только в одну сторону.

Правда, это может занять много времени. Чтобы цикл был быстрее, важно выявлять корневую причину, и, по мере возможности, работать именно с ней.

Например, если вы работаете на нелюбимой работе, свои рабочие процессы можно будет улучшить только до определенного уровня. Но это тоже можно выявить в ходе анализа и проработать.

Так, понятно, что это важно и полезно. Как внедрить-то?

Чтобы систематически выделять время и «мыслетопливо» на самоменеджмент и совершенствование своих процессов, у меня лучше всего работают несколько инструментов.

Использовать горечь от факапа как мотиватор. Писал об этом здесь. Если вкратце, то каждый раз, когда вы облажались и корчитесь от ощущения собственной неадекватности, есть спасительная мысль: «Я предприму меры, чтобы эта херня больше не повторялась». Это отличный драйвер, чтобы сесть и набрейнстормить решение для вашей проблемы.

Продуктивная прокрастинация. Например, вам надо работать над вашим проектом, а вы просто не в силах себя заставить. Можете заняться тем, что настроить систему, которая поможет вам в дальнейшем меньше отвлекаться и фокусироваться на важных задачах.

Это опасная дорожка — очень просто закопаться в эти «подготовительные» активности с головой вместо того, чтобы, собственно, работать. Лучше всего отнести такую работу на конец дня, чтобы отведенное на нее время закончилось естественным образом.

Я мастер продуктивной прокрастинации, и раньше часто ей злоупотреблял. Но во многом благодаря ей появились многие системы, эксель шаблоны и прочие инструменты, которые я сегодня использую в работе и передаю клиентам.

Облегчить старт работы над важной, несрочной задачей. Например, заведите яндекс-форму сбора «кайдзен идей» или факапов на проработку. Положите ярлычок на рабочий стол компа или телефона и настройте отправку емейлов о заполнении в почту. В следующий раз, когда вы сядете, чтобы выделить время на «улучшайзинг», у вас будет конкретный список на проработку и не придется вспоминать. Заодно будет формироваться база «выученных уроков». Чтобы база была полезнее — предусмотрите ключевые слова в форме сбора.

Сессии взаимного трекинга. Это один из наиболее эффективных инструментов. Вы договариваетесь с другом или с группой единомышленников о регулярных встречах, на которых обсуждаете прогресс друг друга в части самоменеджмента, брейнстормите решения проблем, принимаете обязательства до следующей сессии. Взаимное принятие обязательств — отличная мотивация, плюс помогает взгляд со стороны, да и просто обсуждение. А если на регулярной встрече вы еще и вооружены технологиями самоменеджмента, это может стать отличным инструментом.

К слову сказать, я планирую вскоре запустить коуч-группу по самоменеджменту, на которой как раз будем встречаться, разбирать ваши ситуации, придумывать, что с ними делать, ставить конкретные задачи и помогать, если что-то не работает. У каждого будет по итогам настроена «система самоменеджмента», в которой он будет видеть свои мероприятия по улучшайзингу.
Пока не понимаю, сколько желающих. Если вам это интересно — оставьте мне свой емейл в формочке ниже, я с вами свяжусь. Думаю, в июле-августе получится.

(Если эмбед не открывается, пройдите по ссылочке)

Дальше буду еще много говорить о полезных технологиях самоменеджмента и, главное, о том, как сделать, чтобы они заработали, а вы тратили все меньше сил на все более амбициозные результаты. Подписывайтесь в телеге, если еще не.

Свою бизнес-карьеру я начинал в качестве тренера по тайм-менеджменту. Я провел десятки тренингов, обучил сотни людей с отличными отзывами. Но вот незадача. Я обнаружил, что для большинства участников эффект от тренинга в основном мотивационный, и длится он пару недель. Откровенно говоря, я и сам чувствовал, что многие вещи мне крайне тяжело внедрить, даже будучи экспертом в вопросе.

Как кто-то сказал: «Тайм-менеджмент придумали люди, которым он не нужен, для тех, кому он не поможет».

Когда я понял, что ключ к продуктивности лежит не в тайм-менеджменте, я уволился.

Все знают, как надо делать, но мало кто так делает

Проблема в том, что есть масса хороших идей, как лучше работать, но их сложно внедрять. Причем ладно, если ваша работа — постоянно разгребать поток текучки: когда вам постоянно кидают горящие задачи, не до прокрастинации. Гораздо сложнее быть продуктивным, если вы занимаетесь творческой работой (в той или иной мере это большинство работ сегодня) с более длинными дедлайнами.

Постоянно отходят на второй план «важные, но не срочные» — например, выращивание кадров, выстраивание личного бренда — и процедурные вещи — такие как документирование кода/проекта, ведение протоколов, базы знаний. А потом оказывается, что «надо было подумать заранее», и последствия разгребать гораздо дольше. Кстати, это вообще едва ли не основной источник цейтнотов в работе, по моим наблюдениям.

И здесь возникает вопрос: как заставить себя работать над тем, над чем нужно работать, тогда, когда надо работать?

У настоящей продуктивности глубокие психологические основы

Я оставил классический тайм-менеджмент, потому что понял: ключ к продуктивности лежит в области психологии, и начал свое исследование.

Сегодня тема внедрения привычек звучит из каждого утюга, но в 2012-13 гг. это не было мейнстримом. Когда я прочитал книгу «Сила привычки» Ч. Дахигга, а потом подписался на рассылку Джеймса Клира, это стало откровением. Я внедрил несколько десятков привычек: помню, у меня была доска в Трелло, на которой я переносил привычки из столбца «внедрить» во «внедрено», и радовался тому, как растет столбик справа.

Другим откровением стало изучение физиологических основ продуктивности: дофамин, норадреналин, префронтальная кора, амигдала… Оказывается, можно построить свою работу с учетом того, как работает мозг, и это повысит продуктивность кратно больше, чем совет вроде «режь слона по частям». Лучшая книга на эту тему: «Мозг: инструкция по применению» Д. Рока. Глазооткрывающее чтение.

Но самое глубокое откровение пришло ко мне после нескольких лет глубокого изучения психологии и соответствующей работы (здесь ссылку на источники давать не буду — это все очень индивидуально). Оказалось, что и прокрастинация, и трудоголизм — разные проявления одной проблемы, связанной с отношением к работе, ожиданиями от себя и т. д. И вообще: «Как делать то, что хочется, а хотеть то, что для меня полезно в долгосрочной перспективе» — это основной вопрос, который решает психотерапия.

Но это не значит, что единственный выход — это психотерапевт

Мне нравится представлять такую иерархию мер по увеличению продуктивности и сделыванию полезных дел.

Из сегодняшнего дня, оглядываясь на 15 лет назад, я понимаю, что, пойди я тогда к хорошему психотерапевту, чтобы поработать с фундаментальным уровнем, я бы сильно сократил свой извилистый путь.

Однако я сделал и другой вывод: работа с глубоким уровнем — привычки, развитие силы воли, аскеза, медитация — способна оказывать влияние и на фундаментальный уровень тоже. Начиная с банального «в здоровом теле — здоровый дух», заканчивая поведенческой активацией, которая применяется для лечения депрессии и зависимостей.

И только хорошо поработав на глубоком уровне, можно применять все эти замечательные, разумные, идеальные рекомендации от классиков тайм-менеджмента.

Кстати, это понимание не только помогает мне консультировать своих клиентов по вопросам личной продуктивности, но и внедрять инструменты системного менеджмента и проектного управления в командах и целых компаниях.

Планирую посвятить целую серию материалов тому, как сделать так, чтобы нужные, важные, полезные вещи, которые мы хотим внедрить, действительно приживались и работали в компании. Так что остаемся на связи!

Есть очень простой принцип, который можно использовать для самопроверки на конструктивность общения: любая коммуникация имеет цель. В сложной ситуации задавайте себе вопрос: какую цель имеет моя коммуникация? Способствуют ли избранные средства ее достижению?

Приведу пример.

Наказание чаще всего не ведет к лучшим результатам для команды

Сотрудник допустил большую оплошность, что привело к неприятным последствиям для проекта. Менеджер собирается устроить ему разнос.

Если недолго подумать, то можно сформулировать конструктивную цель менеджера как «минимизировать вероятность возникновения таких ситуаций в будущем». Давайте посмотрим, будет ли наказание сотрудника способствовать достижению этой цели?

Даже при полном осознании и признании вины сотрудник будет испытывать внутреннее сопротивление, находясь в позиции обвиняемого. Скорее всего, он будет пассивно-агрессивно реагировать на попытки его заменеджерить: соглашаться, но избегать, «забывать» сделать то, о чем договорились и пр. Если он особенно склонен к самобичеванию, то может удариться в другую крайность, демотивироваться, выгореть или действовать слишком нерешительно.

Как можно поступить, если менеджер действительно хочет снизить вероятность наступления таких ситуаций в будущем, т. е., принять процедурные решения и укрепить команду?

Эмоциональный интеллект и принятие — залог конструктива

Снять с сотрудника груз вины и обвинений. В обмен на это направить его неудовлетворенность в системное решение проблемы: улучшить процессы планирования, мониторинга, контроля.

Для этого достаточно сказать: «Окей, чувак, херня случается. Все ошибаются. Давай вместе подумаем, как сделать так, чтобы мы не повторяли эту ошибку второй раз».

Важно, чтобы человек стал активным участником дальнейшего процесса выработки решения. Конечно, у вас должны быть варианты наготове, но лучше придерживаться коучинговой позиции: задавать уточняющие/направляющие вопросы и немного челленджить предложения сотрудника, если они кажутся не реалистичными. Идеи, к которым человек пришел сам, гораздо лучше приживаются.

В результате сотрудник, который ожидал, что его сейчас будут возить физиономией о неструганный стол, испытывает благодарность к руководителю (укрепление команды, авторитета руководителя), появляются улучшения процесса, которые сотрудник чувствует своими.

Конечно, есть ситуации, где нужно и более жестко действовать, и это будет конструктивно. Однажды напишу. Если есть идеи — пишите в комментариях в тележке, обсудим.

Делюсь простым приемом, который вы можете начать использовать прямо сегодня, и который стоит ноль рублей.

Ситуация: руководя проектом внедрения ИТ системы по управлению проектами для крупного государственного заказчика, я столкнулся с тем, что у нас периодически фачатся задачки, не связанные непосредственно с разработкой. Отправить заказчику заметки к релизу, проверить стенд, что он не отвалился, согласовать приоритеты задач в релизе… Это создавало большой объем доп. работы и влияло на нашу репутацию в глазах заказчика.

Решение: мы собрались с командой и выписали все регулярные процедуры, не связанные с разработкой, которые надо делать в ходе релиза. После этого я внес их в таблицу на гугл-докс и простейшей формулой привязал срок исполнения к дате релиза. Красным цветом выделяются просроченные строки.

Для каждого релиза создается новая таблица, заполняется номер и дата релиза, после чего таблица превращается в план. На ежедневной планерке мы проходим по таблице, смотрим, какие из процедур приближаются, актуализируем статус. Статус может быть «пропущено», но каждый раз это осознанное решение.

Первые несколько релизов мы выявляли какие-то неучтенные ошибки и сразу же вносили соответствующие действия в таблицу. Таким образом через несколько релизов мы уже не забывали ничего.

Эффект: во многом благодаря этой таблице мы научились выдерживать еженедельный график релиза без сбоев.

Инструмент отлично работает для повторяющихся процессов: релизы, выпуски журнала, типовые проекты. Но он работает только в том случае, если вы на него регулярно смотрите на управленческом совещании.

Вы можете прямо сегодня взять сбоящий процесс и описать его в такой таблице. Если нужен шаблончик — пишите, пошарю, хотя там все элементарно. Не страшно, если не все учтете: главное, не отключать голову в первые 2 — 3 раза, пока вы по нему проходите.